Parte integrante do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), o eSocial – que impactará 100% das empresas atuantes no Brasil, tem o objetivo de informatizar a relação entre Fisco e contribuintes.

Trata-se o eSocial de projeto do governo federal que envolve o registro eletrônico das informações trabalhistas, previdenciárias e tributárias que hoje é feito de forma individualizada através de diversas obrigações. O objetivo do governo com o eSocial, é transformá-lo em um único canal de informações para que o empregador possa registrar todos os eventos decorrentes das relações de trabalho e, consequentemente, apurar os impostos, contribuições e o FGTS devidos.

Todos os empregadores no Brasil, independente do seu porte – grandes, médias, pequenas e até pessoas físicas equiparadas à empresas – estarão obrigados a se adequar ao eSocial, de acordo com cronograma pré-estabelecido, sendo que para cada caso o governo promete uma solução personalizada, de maneira que a empresa de maior porte possa fazer uma conexão direta do seu sistema de folha de pagamento e o eSocial, ao passo que o pequeno empregador terá uma solução na internet que ele possa preencher, com uma linguagem simplificada, adaptada para as suas necessidades.

Hoje, a empresa tem a obrigatoriedade de informar a GFIP, A RAIS, o CAGED, a DIRF, o livro de registro de empregados, folha de pagamento, ou seja, são inúmeras obrigações que o empregador deve informar periodicamente para diversos órgãos federais, quais sejam: Ministério do Trabalho e Emprego; o Ministério da Previdência Social; o Instituto Nacional da Seguridade Social e a Caixa Econômica Federal na gestão de seus negócios de benefícios previdenciários, recolhimento do FGTS e fiscalização do trabalho. A ideia central do governo com este projeto é centralizar todas estas informações em um único envio através do eSocial.

Ademais, com o eSocial o governo pretende exigir das empresas não somente as informações relacionadas aos seus empregados, como também de trabalhadores que não tem vínculo empregatício direto, mas laboram na organização de forma permanente, como um diretor não empregado; no caso de uma cooperativa, o cooperado; trabalhadores terceirizados, ou seja, deverá a organização informar também o pagamento feito a estes trabalhadores, visto que fazem parte da folha das organizações segundo a legislação previdenciária.

Tem sido frequentes as discussões do empresariado frente ao governo, em especial no que tange à falta de clareza das informações prestadas pelo poder público, o que dificulta a tentativa de adequação das empresas ao eSocial, bem como quando o assunto são os custos para a sua implantação.

Sob este aspecto, frise-se que o eSocial foi criado para ser aderente ao sistema de folha das empresas. À título de exemplo, uma admissão que é realizada em folha de pagamento pode, automaticamente, gerar um evento no eSocial, assim como a remuneração, dentre outros eventos.

Desse modo, o custo para a implantação irá variar de acordo com o patamar que a empresa se encontra atualmente, isto é, se os seus processos internos estão adequados e a organização já possui um sistema de folha de pagamento completo e integrado, o custo será muito inferior ao da empresa que hoje tem informações desorganizadas, não integradas e com controle interno baixo. Aliás, ressalte-se que este custo não é somente relacionado ao sistema, mas também de organização de seus processos corporativos para adaptação à informação do eSocial.

Para se adequar ao eSocial as empresas deverão verificar, inicialmente, se as suas bases cadastrais estão organizadas – informações do empregados, CPF, PIS, NIT – e , o que facilitará o seu “ingresso” no sistema. A propósito, não obstante o governo ter prorrogado mais uma vez o prazo para a implementação do eSocial, é importante que as organizações não comecem a se preocupar com o assunto somente em 2015, pois a partir do momento em que identificarem qual é o seu cenário atual e quais são as ações necessárias para adequação, é necessário traçar um plano de ação específico para adaptação ao eSocial.

Assim, diante da complexidade do sistema, o que se percebe é que as empresas que deixarem para a última hora a adequação ao eSocial, enfrentarão problemas não só para entrar no sistema, mas também para efetuar o recolhimento das contribuições, do FGTS e demais obrigações relacionadas a essas atividades.

Para que se dê efetivamente início à adequação, sugere-se que a empresa consulte o Manual do eSocial no portal temático do governo – – e outras informações trabalhistas e previdenciárias lá constantes.