Empresas reduzem gastos com uso de notas fiscais eletrônicas
A cada ano, a rede de farmácias Drogasil, de São Paulo, emite 1,35 milhão de notas fiscais. Destas, 800 mil referem-se somente à transferência de produtos de uma filial a outra da companhia. Apenas para guardar estas últimas, a empresa destina um espaço de cerca de dez mil metros quadrados – um terço do tamanho total da sede da empresa na capital paulista. A área equivale ao tamanho de um campo de futebol oficial, como o do Maracanã. “É insano”, diz Ricardo Azevedo, diretor financeiro da Drogasil. Em breve, a empresa poderá utilizar o local para outros fins que não a guarda de documentos fiscais, que segundo a legislação tributária do país deve ser feita por cinco anos. A Drogasil é uma das 44 empresas de todo o país que aderiu à Nota Fiscal Eletrônica – um dos três pilares do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), criado para informatizar e interligar a arrecadação de tributos no país.
Criado por meio de um protocolo assinado entre a Receita Federal, o Conselho Nacional de Política Fazendária (Confaz) – que reúne as secretarias de Fazenda dos Estados – e 19 empresas, o Sped ainda não é obrigatório e, portanto, depende da adesão tanto dos Estados quanto das empresas. O sistema, inspirado em experiências internacionais como a do Chile, que há quatro anos implantou sua nota fiscal eletrônica e hoje conta com a adesão de 10% das empresas de grande porte do país, é composto por um tripé de ações – a Nota Fiscal Eletrônica, o Sped Contábil e o Sped Fiscal. Este último passará a ser obrigatório a partir de 1º de janeiro do ano que vem e exigirá que todas as empresas contribuintes de IPI e ICMS entreguem seus livros fiscais por meio eletrônico – como já ocorre com a declaração de imposto de renda de pessoa jurídica. Já o Sped Contábil ainda não tem previsão de data para que se torne obrigatório e exigirá de todas as demais contribuintes – como as prestadoras de serviço, por exemplo – que entreguem seus livros contábeis digitalizados.
Já no caso da Nota Fiscal Eletrônica, a obrigatoriedade entra em vigor em 1º de abril do ano que vem, mas apenas para os setores de combustíveis e de cigarros. A partir desta data, todas as operações de compra e venda de mercadorias e serviços feitas por uma indústria de cigarros, por exemplo, terá que emitir notas fiscais eletrônicas. O sistema permite a substituição de todas as tradicionais notas em papel por notas digitais geradas em um sistema que informa automaticamente ao fisco cada comercialização de mercadoria ou serviço sobre a qual incide IPI ou ICMS. O sistema gera apenas uma folha de papel – o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe), utilizado apenas para produtos que precisam ser transportados de um local a outro. O sistema de envio de notas eletrônicas das empresas para a Receita Federal, e sua posterior devolução para a emissão do Danfe, é capaz de gerar 100 notas a cada 1,5 minuto. Segundo Marcelo Fisch, coordenador geral de fiscalização da Receita Federal, em breve a exigência será feita também a outros setores – os próximos alvos são a indústria automobilística, de medicamentos e de bebidas – e a idéia é a de que, em no máximo três anos, a todos os demais.
Até agora, a Nota Fiscal Eletrônica já está em funcionamento em cinco Estados do país – Bahia, Goiás, Maranhão, Rio Grande do Sul e São Paulo. Outros 17 Estados já aderiram ao Sped, mas ainda estão em fase de estudos para sua implantação. Ainda não assinaram o protocolo os Estados do Acre, Amapá, Roraima, Piauí e Mato Grosso do Sul, que estão adaptando sua infra-estrutura ao projeto. No caso das empresas, a adesão ainda é restrita e as companhias que aderiram ainda estão em fase de testes – muitas delas estão implantando a Nota Fiscal Eletrônica de forma gradual, apenas para as transferências internas das mercadorias, por exemplo.
É o caso da Drogasil, que por enquanto emite as notas virtuais apenas nos casos de transferência de mercadorias – cerca de 5 mil foram emitidas até agora. A empresa, que tem a meta de emitir apenas notas eletrônicas até o meio do ano que vem, garante que a economia extrapola a questão do espaço. O diretor Ricardo Azevedo conta que serão economizados R$ 200 mil anuais apenas com a compra de papel. “O investimento para a adaptação à Nota Fiscal Eletrônica deve ser recuperado tranqüilamente em um ano”, diz.
Uma das poucas empresas do país que já emite apenas notas fiscais por meio eletrônico é a Eurofarma. A companhia começou a emitir as notas virtuais paralelamente às notas em papel – portanto sem validade jurídica – em setembro do ano passado e apenas para o setor laboratorial. Já em novembro, a Eurofarma Laboratórios, que representa 60% do grupo, passou a emitir somente notas virtuais. E, em maio deste ano, integrou-se totalmente ao sistema e hoje emite suas 30 mil notas mensais pelo meio eletrônico. Segundo Tacyana Salomão, CIO (Chief Information Officer) da empresa, com o novo sistema, a Eurofarma vem obtendo uma economia de 60% em custos com documentos fiscais, incluindo os gastos com papel e com o aluguel até então pago a uma empresa de guarda documentária para arquivar os documentos.
Apesar da economia de custos e das vantagens para as empresas, os resultados da Receita com a Nota Fiscal Eletrônica estão abaixo do esperado. Quando o projeto foi oficializado, em agosto de 2005, a previsão era a de que até o fim deste ano fossem emitidas 100 milhões de notas virtuais ao mês. Mas desde setembro do ano passado, quando a primeira nota virtual foi emitida no país até ontem, o sistema gerou pouco mais de 1,1 milhão de notas no total. Ou seja, em quase um ano de funcionamento o resultado é cem vezes menor do que o esperado. Um dos motivos para o resultado aquém do esperado é a falta de interesse das empresas em aderir à nota eletrônica. Marcelo Fisch, da Receita Federal, diz que elas estão mais preocupadas hoje em se adequarem ao Sped Fiscal, já que a obrigatoriedade começa em janeiro.
Mas, de acordo com Wilton Boldrini, presidente da consultoria Alliance, que atua auxiliando as companhias a se adequarem ao novo sistema, este cenário deve mudar em breve. “O quadro é irreversível”, diz. Segundo ele, as empresas que já aderiram ao sistema estão alguns passos à frente de seus concorrentes. O gerente executivo do centro de serviços compartilhados do laboratório Aché, Sidinei Righini, concorda. “A Nota Fiscal Eletrônica gera uma concorrência leal e financeiramente não é relevante para uma grande empresa”, diz. Segundo ele, a companhia estabeleceu como prioridade sua adequação ao Sped Fiscal, mas mil entre as sete mil notas fiscais emitidas pela empresa a cada mês já são geradas pelo meio virtual.
A adequação à Nota Fiscal Eletrônica também é gradual na Toyota. Das 30 mil notas mensais, cerca de cinco mil são eletrônicas – todas as que se referem às transferências de automóveis das fábricas para as concessionárias. A meta é atingir a totalidade dos documentos até o fim de 2007. A Souza Cruz, que precisa se adaptar ao sistema até 1º de abril, emite cinco mil notas eletrônicas ao mês. Ainda é pouco diante das cerca de 600 mil notas fiscais mensais emitidas pela empresa. Ela é, no entanto, a única que aderiu à Nota Fiscal Eletrônica nos cinco Estados que já implantaram o sistema no país. “Até agora só tivemos benefícios”, afirma Josefino Borges, gerente de tributos da indústria tabagista.
Criado por meio de um protocolo assinado entre a Receita Federal, o Conselho Nacional de Política Fazendária (Confaz) – que reúne as secretarias de Fazenda dos Estados – e 19 empresas, o Sped ainda não é obrigatório e, portanto, depende da adesão tanto dos Estados quanto das empresas. O sistema, inspirado em experiências internacionais como a do Chile, que há quatro anos implantou sua nota fiscal eletrônica e hoje conta com a adesão de 10% das empresas de grande porte do país, é composto por um tripé de ações – a Nota Fiscal Eletrônica, o Sped Contábil e o Sped Fiscal. Este último passará a ser obrigatório a partir de 1º de janeiro do ano que vem e exigirá que todas as empresas contribuintes de IPI e ICMS entreguem seus livros fiscais por meio eletrônico – como já ocorre com a declaração de imposto de renda de pessoa jurídica. Já o Sped Contábil ainda não tem previsão de data para que se torne obrigatório e exigirá de todas as demais contribuintes – como as prestadoras de serviço, por exemplo – que entreguem seus livros contábeis digitalizados.
Já no caso da Nota Fiscal Eletrônica, a obrigatoriedade entra em vigor em 1º de abril do ano que vem, mas apenas para os setores de combustíveis e de cigarros. A partir desta data, todas as operações de compra e venda de mercadorias e serviços feitas por uma indústria de cigarros, por exemplo, terá que emitir notas fiscais eletrônicas. O sistema permite a substituição de todas as tradicionais notas em papel por notas digitais geradas em um sistema que informa automaticamente ao fisco cada comercialização de mercadoria ou serviço sobre a qual incide IPI ou ICMS. O sistema gera apenas uma folha de papel – o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe), utilizado apenas para produtos que precisam ser transportados de um local a outro. O sistema de envio de notas eletrônicas das empresas para a Receita Federal, e sua posterior devolução para a emissão do Danfe, é capaz de gerar 100 notas a cada 1,5 minuto. Segundo Marcelo Fisch, coordenador geral de fiscalização da Receita Federal, em breve a exigência será feita também a outros setores – os próximos alvos são a indústria automobilística, de medicamentos e de bebidas – e a idéia é a de que, em no máximo três anos, a todos os demais.
Até agora, a Nota Fiscal Eletrônica já está em funcionamento em cinco Estados do país – Bahia, Goiás, Maranhão, Rio Grande do Sul e São Paulo. Outros 17 Estados já aderiram ao Sped, mas ainda estão em fase de estudos para sua implantação. Ainda não assinaram o protocolo os Estados do Acre, Amapá, Roraima, Piauí e Mato Grosso do Sul, que estão adaptando sua infra-estrutura ao projeto. No caso das empresas, a adesão ainda é restrita e as companhias que aderiram ainda estão em fase de testes – muitas delas estão implantando a Nota Fiscal Eletrônica de forma gradual, apenas para as transferências internas das mercadorias, por exemplo.
É o caso da Drogasil, que por enquanto emite as notas virtuais apenas nos casos de transferência de mercadorias – cerca de 5 mil foram emitidas até agora. A empresa, que tem a meta de emitir apenas notas eletrônicas até o meio do ano que vem, garante que a economia extrapola a questão do espaço. O diretor Ricardo Azevedo conta que serão economizados R$ 200 mil anuais apenas com a compra de papel. “O investimento para a adaptação à Nota Fiscal Eletrônica deve ser recuperado tranqüilamente em um ano”, diz.
Uma das poucas empresas do país que já emite apenas notas fiscais por meio eletrônico é a Eurofarma. A companhia começou a emitir as notas virtuais paralelamente às notas em papel – portanto sem validade jurídica – em setembro do ano passado e apenas para o setor laboratorial. Já em novembro, a Eurofarma Laboratórios, que representa 60% do grupo, passou a emitir somente notas virtuais. E, em maio deste ano, integrou-se totalmente ao sistema e hoje emite suas 30 mil notas mensais pelo meio eletrônico. Segundo Tacyana Salomão, CIO (Chief Information Officer) da empresa, com o novo sistema, a Eurofarma vem obtendo uma economia de 60% em custos com documentos fiscais, incluindo os gastos com papel e com o aluguel até então pago a uma empresa de guarda documentária para arquivar os documentos.
Apesar da economia de custos e das vantagens para as empresas, os resultados da Receita com a Nota Fiscal Eletrônica estão abaixo do esperado. Quando o projeto foi oficializado, em agosto de 2005, a previsão era a de que até o fim deste ano fossem emitidas 100 milhões de notas virtuais ao mês. Mas desde setembro do ano passado, quando a primeira nota virtual foi emitida no país até ontem, o sistema gerou pouco mais de 1,1 milhão de notas no total. Ou seja, em quase um ano de funcionamento o resultado é cem vezes menor do que o esperado. Um dos motivos para o resultado aquém do esperado é a falta de interesse das empresas em aderir à nota eletrônica. Marcelo Fisch, da Receita Federal, diz que elas estão mais preocupadas hoje em se adequarem ao Sped Fiscal, já que a obrigatoriedade começa em janeiro.
Mas, de acordo com Wilton Boldrini, presidente da consultoria Alliance, que atua auxiliando as companhias a se adequarem ao novo sistema, este cenário deve mudar em breve. “O quadro é irreversível”, diz. Segundo ele, as empresas que já aderiram ao sistema estão alguns passos à frente de seus concorrentes. O gerente executivo do centro de serviços compartilhados do laboratório Aché, Sidinei Righini, concorda. “A Nota Fiscal Eletrônica gera uma concorrência leal e financeiramente não é relevante para uma grande empresa”, diz. Segundo ele, a companhia estabeleceu como prioridade sua adequação ao Sped Fiscal, mas mil entre as sete mil notas fiscais emitidas pela empresa a cada mês já são geradas pelo meio virtual.
A adequação à Nota Fiscal Eletrônica também é gradual na Toyota. Das 30 mil notas mensais, cerca de cinco mil são eletrônicas – todas as que se referem às transferências de automóveis das fábricas para as concessionárias. A meta é atingir a totalidade dos documentos até o fim de 2007. A Souza Cruz, que precisa se adaptar ao sistema até 1º de abril, emite cinco mil notas eletrônicas ao mês. Ainda é pouco diante das cerca de 600 mil notas fiscais mensais emitidas pela empresa. Ela é, no entanto, a única que aderiu à Nota Fiscal Eletrônica nos cinco Estados que já implantaram o sistema no país. “Até agora só tivemos benefícios”, afirma Josefino Borges, gerente de tributos da indústria tabagista.
