No regime não cumulativo do IBS e da CBS, espera-se a venda da mercadoria por valor superior ao da aquisição. Porém, quando o tributo embutido nas compras supera o devido nas vendas, apura-se saldo credor. A Lei Complementar (LC) nº 214/2025 estabelece duas condições para seu reconhecimento e devolução, por ressarcimento ou compensação: (1) comprovação por documento fiscal eletrônico (DF-e) idôneo e (2) extinção do débito do fornecedor por modalidade prevista, como o split payment.

Ademais, IBS/CBS terão apuração segregada, vedada a “compensação cruzada”. Essa separação exige disciplina reforçada no controle dos créditos e torna a organização do processo fiscal determinante para a liquidez. O reconhecimento do saldo credor passa a depender de três fatores operacionais: (1) a qualidade dos DF-e, (2) a adesão a programas de conformidade e (3) a centralização eficiente dos fluxos de apuração e controle de créditos.

Esse tripé definirá, na prática, não apenas o tempo para converter crédito em caixa, mas também o custo dessa conversão, decorrente do prazo de espera, da necessidade de capital de giro no intervalo ou das despesas adicionais para validar e liberar o crédito sem glosas.

O caso recente, investigado pelo Ministério Público de São Paulo, sobre aceleração indevida de ressarcimentos de ICMS mediante suposta propina, mostra que a transparência procedimental é condição de integridade.

A arquitetura do IBS/CBS oferece antídotos, se forem levados a sério: vinculação do DF-e ao fluxo financeiro (split payment), centralização de apuração e pedidos em um hub único e prazos objetivos, com “gatilhos” e remuneração pela Selic. Com priorização parametrizada, a reforma tende a reduzir o “fura-fila”, porém, se a governança não for efetivamente implementada, a captura possivelmente ilícita apenas migrará de lugar.

Nesse cenário, a arquitetura operacional das empresas com histórico de saldo credor se torna estratégica. A legislação determina apuração consolidada, com pagamento e pedido de ressarcimento centralizados em estabelecimento único, e admite a apuração “assistida” pelos sistemas do Comitê Gestor e da Receita Federal. O “hub fiscal” deve operar como linha de produção, na qual emissão, registro, apuração e protocolo do pedido se encadeiem.

A integração entre o ERP e o módulo de DF-e é elo crítico, cuja ineficiência pode atrasar a homologação e a liberação dos créditos.

Os prazos previstos em lei tornam a gestão do crédito decisão estratégica, pois influenciam diretamente o tempo de retorno ao caixa e o custo de carregá-lo. Para pedidos que se enquadrem no fast track, e para contribuintes inscritos em programa de conformidade, o prazo de apreciação é de até 30 dias; fora do programa, 60 dias; e, nos demais casos, 180 dias. Se o Fisco permanecer inerte após isso, aplica-se o “gatilho de 15 dias” para pagamento.

Havendo fiscalização, a contagem fica suspensa por, no máximo, 360 dias; ultrapassado esse prazo, o gatilho volta a correr. O valor é corrigido pela Selic a partir do segundo mês subsequente ao pedido e até o pagamento.

O fast track encurta o ciclo financeiro, priorizando: (i) créditos de aquisições de bens e serviços incorporados ao ativo imobilizado; e (ii) pedidos cujo valor não exceda 150% da média mensal da diferença entre créditos e débitos dos últimos 24 meses.

Nessas hipóteses, os prazos são de 30 dias para contribuintes em conformidade e de 60 dias para os demais. A medida beneficia especialmente empresas com saldo credor estrutural – exportadoras ou com elevado volume de saídas desoneradas ou tributadas a alíquota reduzida -, pois garante maior previsibilidade na entrada dos créditos ao acelerar a análise e o pagamento dos pedidos.

O calendário de transição reforça a urgência do preparo. Em 2026, mesmo sendo ano-teste, haverá cobrança de CBS (0,9%) e IBS (0,1%), com possibilidade de compensação com PIS/Cofins. Será período de incentivo ao cumprimento rigoroso das obrigações acessórias, ideal para testar a eficiência de todo o fluxo do crédito – da geração na compra ao protocolo e à liberação -, identificando e corrigindo gargalos antes da aplicação plena das alíquotas.

Contudo, há incerteza que impacta o custo de carregar créditos: o desenho do contencioso. Para a CBS, aplica-se o processo administrativo fiscal da União, com julgamento em DRJ/Carf. Para o IBS, aplica-se o (ainda discutido) PLP nº 108/2024, que institui o Comitê Gestor e disciplina o processo administrativo. Nesse cenário, divergências sobre idoneidade de DF-e ou base de cálculo podem tramitar por vias administrativas distintas, elevando custos e riscos.

Em síntese, DF-e de qualidade, participação em programas de conformidade e centralização eficiente deixaram de ser tópicos periféricos de compliance e se tornaram determinantes de liquidez. Empresas que internalizarem essa lógica conquistarão mais previsibilidade, agilidade e resiliência para operar no ambiente tributário reformado.