O preenchimento correto da Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) nas notas fiscais é obrigatório em todas as operações com mercadorias no Brasil. Utilizado para classificar produtos de forma padronizada, o código influencia diretamente a incidência de tributos, o controle de estoque e até a concessão de benefícios fiscais. Apesar disso, ainda gera dúvidas entre contribuintes e profissionais da contabilidade. Composto por oito dígitos, o NCM é utilizado por todos os países do Mercosul desde 1995 e se baseia no Sistema Harmonizado de Designação e Codificação de Mercadorias (SH), adotado internacionalmente por mais de 190 países. No Brasil, o uso indevido ou incorreto do código pode resultar em autuações fiscais, multas e rejeição de documentos fiscais eletrônicos. O que é NCM na nota fiscal? A Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) é um código numérico que identifica mercadorias de forma padronizada em operações internas e de comércio exterior. Desde janeiro de 1995, o código é obrigatório para todas as mercadorias comercializadas ou importadas nos países do Mercosul. O NCM é composto por oito dígitos. Os seis primeiros representam a classificação no Sistema Harmonizado (SH), e os dois últimos são definidos pelo Mercosul. Seu objetivo é unificar a identificação de produtos para facilitar o controle aduaneiro, a tributação e a emissão de notas fiscais eletrônicas. Como o NCM é estruturado? Cada dígito do código NCM tem uma função específica que indica as características da mercadoria: Dois primeiros dígitos (Capítulo): indicam a categoria geral do produto. Dois dígitos seguintes (Posição): detalham o tipo de produto dentro do capítulo. Quinto e sexto dígitos (Subposição): especificam a subcategoria da mercadoria. Sétimo dígito (Item): classifica o produto dentro da subposição. Oitavo dígito (Subitem): define a descrição mais precisa da mercadoria. Exemplo: O código 8703.21.00 refere-se a automóveis para transporte de passageiros com motor de até 1.000 cm³. 87: veículos automotores 03: automóveis para passageiros 2: motor de ignição por centelha 1: cilindrada até 1.000 cm³ 00: especificação final do produto Qual a importância do NCM para empresas e contadores? Para o Fisco, o código NCM é essencial para fiscalizar corretamente a circulação de mercadorias e a tributação de operações. Já para as empresas e profissionais contábeis, o código garante segurança jurídica, conformidade com obrigações fiscais e evita erros que possam gerar autuações. Um NCM preenchido corretamente garante: Aplicação correta das alíquotas de tributos, como ICMS, IPI, PIS e Cofins; Conformidade com regras de substituição tributária; Direito a benefícios fiscais específicos concedidos por estados ou pela União; Redução de riscos fiscais relacionados à classificação incorreta; Agilidade em operações internacionais e processos aduaneiros. Quais são os riscos de preencher o NCM incorretamente? A utilização errada do código NCM pode gerar uma série de problemas fiscais e operacionais, como: Rejeição da nota fiscal pelo sistema da Secretaria da Fazenda, caso o código não exista; Multas por classificação incorreta, que podem chegar a 1% sobre o valor da operação; Perda de benefícios fiscais, caso o produto não seja corretamente identificado; Retenção de mercadorias em operações de importação, com devolução ao país de origem; Fiscalização intensificada por parte dos órgãos tributários. De acordo com a Receita Federal, erros na classificação fiscal estão entre os principais motivos de autuação em operações de comércio exterior. Como identificar o NCM na nota fiscal? Nas notas fiscais de produtos, o NCM é atribuído individualmente a cada item. O código geralmente está localizado ao lado da descrição do produto ou em uma coluna própria, nomeada “NCM” ou “Código NCM”. Contadores e contribuintes devem verificar atentamente essa informação, especialmente em operações com múltiplos itens, para garantir que cada mercadoria tenha o código correto. Como consultar o NCM correto de um produto? A forma mais segura de descobrir o NCM de uma mercadoria é por meio do sistema Classif, disponível no Portal Único do Comércio Exterior (Pucomex). A plataforma oferece: Pesquisa por código ou por palavras-chave; Navegação em árvore hierárquica da NCM; Atualizações conforme as normas da Receita Federal e do Mercosul. A consulta também pode ser feita diretamente com a Receita Federal, que disponibiliza orientação por meio da Coordenação-Geral do Sistema Aduaneiro (COANA). Diferença entre NCM e classificação fiscal Embora frequentemente usados como sinônimos, NCM e classificação fiscal têm significados distintos: Classificação fiscal é o processo de identificar o código correto para um produto com base em sua descrição técnica e finalidade; NCM é o resultado final desse processo, ou seja, o código numérico atribuído à mercadoria. O processo de classificação deve seguir regras da OMA (Organização Mundial das Alfândegas) e observações legais aplicáveis à legislação brasileira. Substituição tributária e o papel da NCM A substituição tributária é um mecanismo que antecipa a cobrança de impostos, como o ICMS, para um elo da cadeia produtiva, geralmente o fabricante ou importador. O NCM é um dos critérios utilizados para definir quais produtos estão sujeitos a essa sistemática. Se a classificação estiver errada, a empresa pode recolher um imposto indevido ou deixar de recolher o devido, o que acarreta riscos de fiscalização e autuação. NCM também ajuda na gestão de estoque Além das obrigações fiscais, a NCM tem utilidade prática na logística interna das empresas. O código facilita o agrupamento de mercadorias por categoria, o que auxilia no controle de entrada e saída, na organização física do estoque e na elaboração de relatórios gerenciais. Empresas com grande volume de produtos podem utilizar a NCM para identificar padrões de consumo, facilitar a reposição de mercadorias e reduzir custos operacionais. O que fazer em caso de erro no código NCM? Caso a empresa identifique o uso incorreto de um NCM em nota fiscal, o ideal é: Cancelar ou corrigir a nota fiscal via carta de correção eletrônica (CC-e), se possível; Regularizar o recolhimento dos tributos, se houver diferença de alíquotas; Atualizar o cadastro do produto nos sistemas de gestão para evitar reincidência; Consultar a Receita Federal, caso persistam dúvidas sobre a classificação correta. Recomenda-se também manter uma rotina periódica de revisão da tabela de NCMs utilizados pela empresa, especialmente diante de alterações nas regras fiscais. Por fim, a correta utilização do código NCM na nota fiscal é uma etapa essencial para garantir a conformidade tributária, evitar sanções e assegurar os direitos fiscais das empresas. Contadores, analistas fiscais e empresários devem compreender o papel da NCM não apenas como um requisito burocrático, mas como uma ferramenta estratégica para a gestão tributária e operacional do negócio. Para mais informações sobre o tema, consulte o site da Receita Federal ou acesse outras matérias no Portal Contábeis sobre substituição tributária, cadastro de produtos e obrigações fiscais estaduais.